调度策略,费用和条件

政策和费用

预订

  1. 需要事件和餐饮业设置或需要会议安排至少每两周提前。您提交申请得越早,就越有可能将被安置。
  2. 需要不能安排设置的会议或餐饮之前应在要求的时间不晚于七天,但两个星期的通知是首选。

可用性

  1. 哈特维克学院的空间的可用性无法保证。请检查上的适当的建筑 哈特威克在线日历 空间的可用性。
  2. 似乎五月,虽然在线日历的可用空间,可用性无法保证,由于未决保留。
  3. 所有教室之间,上午9点不可用至下午5时,周一至周五,而类是在会话。教室,只能在休息和周末和下午5点之后保留平日里,而学校在会议上。所有其他时间都是通过注册处预订。

需要调度信息

  • 类型和用于在日历显示事件的标题。
  • 集团主办的事件。
  • 房间/空间,你想储备。
  • 的第二选择位置的情况下,第一个是不可用的。
  • 您的活动/会议的日期和时间。
  • 你多少会设置和清理时需要。
  • 大约有多少人将出席。
  • 你的事件是否需要餐饮服务。请注意:调度,虽然办公室需要知道,如果你的事件需要的食物,你还需要将所有的食品订单餐饮办公室。
  • 安装需求,包括房间的设置和任何音频/视觉要求。
  • 针对校园群体,您的帐号。
  • 非校园团体资助,你将需要责任的证书。

事情调度前要考虑

  • 空间/房间所需的容量。
  • 导致时间的推广,4-6周(E-塔倍,请柬,报纸报道/广告)。
  • 交货时间为餐饮,娱乐设施,提升和相关部门。

其他考虑因素

  • 餐饮请求(午餐,酒会,咖啡设置,零食等)应在607-431-4334应该直接与餐饮经理。
  • 应该是事件前两周做一顿确认书10天,以确保爱玛客,所有成分必要。
  • 如果您计划举办活动,需要一顿饭,你必须首先考虑的客房杜瓦联盟(法林顿和Chesebro),因为这些是最适合于饭前服。
  • 视听服务可以通过调度办公室安排。一定要包括信息ESTA调度时,即使你将直接接触的媒体服务部门的空间。 AV服务包括投影仪,屏幕,PowerPoint演示,电视,录像机,DVD,CD播放机,扬声器和麦克风数据投影机。 AV不提供笔记本电脑。您必须提供自己的笔记本电脑或您的扬声器/演示需要带上一个。
  • ,虽然我们尽量满足所有房间的请求,如果您安排一个杜瓦联盟余地会议或活动那并不需要饮食,你可能会问是否需要客房服务食品移动到另一个房间。
  • 教室都安排由注册办公室使用时类是在会议前 下午5时 平日。
  • 请尽量以提前为您的调度需求计划,以免向隅。大多数的客房每周也就是说,双周或每月保留他们的会议空间,在夏季,为即将到来的学年安排全先来/先服务的基础上,与许多组织和委员会的满足。此外,组织有每年举办一次,一年将安排提前针对该事件的空间。预订活动,只要你知道任何的会议/活动的日期和时间。

租赁费

  • 校内组织不收取使用一个房间的,也不是他们收取加价上ARAMARK价格涵盖了学院的费用(主要是关于清洁)的费用为房间使用的一部分。
  • 校外机构都需要支付一定的费用的房间内使用。很大程度上费ESTA存在覆盖的高校保持的空间,包括公用事业和清洁成本的目的。
  • 当爱玛客提供的餐饮外部组织主办的活动的支持,18%的附加费将被添加到该法案,以支付上述费用,并没有单独的房间租赁费将被收取。在餐饮服务支持,事件最少的外部组织的要求,和18%的附加费小于房间租赁费,附加费将被淘汰,并应用了房间租赁费。任何办公哈特维克学院请求费免收外部组织一定要提供一个账号,并承担费用的责任。
  • 椅子,特殊的音频/视频设备等任何额外费用无论是将保荐组织直接支付,无论是内部还是外部,或ARAMARK收取该组织与18%服务费,如果组是在校外。

房价,存款和付款方式。

  • Rental fees apply to all non-campus sponsored organizations; please contact the Coordinator of Campus Rentals & Events to discuss availability and pricing at specialevents@hartwick.edu or click 这里
  • A deposit of 50% applies to all non-campus sponsored events. Payments will be determined by the Coordinator of Campus Rentals & Event.
  • Please make checks payable to “ag线上比赛”. Mail to: Coordinator of Campus Rentals & Events, c/o The President’s Office, One Hartwick Drive, Oneonta NY 13820.

使用条件

建立和清除

  • 设施的工作人员将预先设置的房间,工作顺序根据,必须在事件之前提交给调度办公室至少每两周。
  • 用户负责清理设施。如果重新排列家具或装饰,它是你的责任,清理和房间恢复到原来的设置。这必须完成在保留的租用时间。
  • 一定要留下足够的时间进行设置和清理在安排自己的活动。 ESTA包括装饰。

租赁协议和保险

  • 所有非校园必须签署组织提供责任的事件之前租赁协议和证书。
  • 它假定所有校园组织会遵守和尊重这些政策的空间(S)他们保留。

媒体设备

  • 组必须提供经过培训的人员在所提供的空间中运行任何媒体设备。人员的审批必须由部门制定和适当的额外费用收取盖可正常工作的平均租金。详情请来电咨询。 
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