Award Policies & Procedures

Pre-Award Policies & Procedures

哈特维克学院的内部审批过程开始于授予一级部门有了讨论他/她的专案,到系主任随着首席研究员/项目经理(PI / PD)。如果椅子支持的项目中,PI / PD必须联系企业,基金会和政府关系的主任之前提交一份简要说明学术事务的办公室教务长和副总裁。

该赠款项目间隙形式是用来编译相关信息关于提案外部资金,并确认符合大学的政策和赞助商/联邦法规的内部形式。首席研究员/项目经理负责完全填写表单和保护所需的签名。企业,基金会和政府关系的办公室保留在签署赠款项目间隙形式的副本。

接收赠款项目过关的形式,请联系丽莎iannello,企业,基金会主任的副本,与政府的关系在 iannellol@hartwick.edu或乔安娜Cacciola,发展在助理 cacciolaj@hartwick.edu.

授权,批准内部和签字权
给予建议和所有的应用程序都受到内部批准。全体教职工递交给有意提案必须首先讨论该项目与他们的系主任,以确定他们的时间承诺,利用大学的设备或空间,或旅行会影响教学和指导的责任或部门的运作。负责学术事务必须审核所有应用程序的教务长兼副院长还授予意见书,并批准使用的涉及体制资源,当然也包括释放或休假的教师,或制度成本分摊或匹配的承诺。控制器审查所有预算之前提交,以确保成本允许性。它是PI / PD的责任,以便有足够的时间来获取前批提交截止日期的批准。

企业,基金会的董事,与政府的关系是ag线上比赛通过FASTLANE和grants.gov以电子方式提交的授权组织的代表。对于哈特维克学院的所有授权的正式签署为博士。玛格丽特drugovich,总裁。博士。 drugovich必须正式投入资源对大学生的代接受联邦资金的权威和ag线上比赛。

该赠款项目间隙形式要求所有的建议是:

  • 从“授权的组织代表”需要签名
  • 将导致许可是支付和由学院管理
  • 大学提交全职员工(超过全职教师其它也就是说内的合同条款)
  • 犯利用大学空间或设备(除教师办公室)
  • 提交,或明确暗示,大学基金(不包括休假工资的教师除外)
  • 学院承诺未来行动处理器(例如提供与补助资金开发新的课程)

该赠款项目必须在签署间隙形式:

  • 首席研究员/项目主管
  • 部门主席
  • 教务长和学术事务的副校长
  • 调节器

额外的审批所需要的过程中释放的时间,新的岗位创造和雇佣人员的,使用的设备和设施肯定,并研究以人类为对象(包括调查问卷),脊椎动物,或遗传,生物危害,或放射性物质。只有机构审查委员会和委员会负责监督这些问题,为高校,或适当的管理员,可以判断一个建议是从审查豁免。

电子签名可以在大多数情况下是足够的,但教务长和控制器必须看到所有的通关形式,并予以批准进行沟通的企业,基金会的董事,与政府的关系。


 

Post Award Policies & Procedures

首席研究员/项目经理的职责
首席研究员/项目经理(PI / PD)是负责该项目了根据ag线上比赛,联邦政府的所有适用的政策,以及grantmaking实体的顺利进行。

格兰特管理文件将被创建。当外界捐款授予和一间会议将于随着PI / PD,控制器,以及企业,基金会的董事,与政府的关系,以检讨津贴的条款和条件以及项目预算。的pI / PD和控制器签署许可管理文档。

此外,PI / PD必须:

  1. 提交或转发政府关系的原奖励文件到企业,基金会办公室的电子副本,和。
  2. 阅读所有条款和补助发放和管理的条件和资助机构的所有准则,即美国国家科学基金会的建议和奖励政策和程序指南,尼公司授予的条款和条件。
  3. 管理该项目,以满足原提案的目的和目标。
  4. 所有条款和条件的补助,并随着成本的补助允许性的管理,包括利益冲突的所有大学的政策规定。
  5. 收到提交到控制器的办公室(赠款会计师)的资金。
  6. 监控基于商务办公提供月度报告开支和限制支出荣获总金额。
  7. 授权拨款支出(哈特威克的政策要求所有的补助支出两个签名,其中包括用于偿还给PI / PD取得差旅费)。所有采购订单被授权负责学术事务,中期报告和财政期末已审批通过控制器的办公室编译。
  8. 提交所有收据支出准予营业网点偿付请求。所有拨款支出必须用相关的项目预算所述的原费用,除非你改变并事先批准授权去过形式提交。所有支出必须在30天内至少资助期结束时进行。
  9. 提交所有必要的中期和最终叙述性报告的企业,基金会和政府的关系,这种关系将协调提交报告的办公室,除了在给予机构的情况下,有在线报告系统,如美国国家科学基金会的FASTLANE这是由PI / PD的访问。
  10. 负责招聘的补助补偿所有的项目人员,监督所有拨款资助的员工的工作,和维护的时间,所有项目人员的工作文档。
  11. 监视与许可相关联的所有子奖项。
  12. 提供企业,基金会的办公室,以及政府与所有补助有关信件的副本关系。
  13. 与控制器工作编制临时报告和财务报告,并授予收尾
    从控制器的办公室请求批准任何更改经批准的预算或授权的其他条款。
  14. 通知企业,基金会的董事,与政府关系哈弗的计划,那影响的任何变化目标的实现或涉及调整预算。
  15. 保留项目数据和数据共享系统符合资助机构的要求。

主计长办公室的职责
控制器作为补助会计,并负责所有赠款学院的整体财务管理。主计长办公室按照标准会计实务和遵守所有的政策和联邦法规关于成本和预算审计学院允许性。职责包括具体:

  1. 建立在会计系统中的所有授权。
  2. 准备所有的财务报表,月报表提供给包括PI / PD
    申请费用报销/从发起机构绘制下来的资金用于赠款资助。
  3. 授权更改经批准的预算或其他补助方面(按照主办机构的政策)。
  4. 认证符合所有联邦基金相关的法规。

事先审批制度

联邦法规概述
OMB公告A-110,用于资助统一管理要求和协议高等教育,医院和其他非营利组织管理所有的联邦拨款的行政机构,包括改变给予资助的项目。收件人被要求报告的偏差,并请求之前批准的预算和项目计划的修订,按照OMB公告A-110的第25条。事先通过书面同意批准意味着官方授权证明事先同意。

在进行任何更改项目之前,首席研究员/项目经理必须用企业,基金会的董事,与政府关系咨询。将寻求从控制器和/或教务长内部批准。所有批准必须记录在案,以保证提供给联邦相应机构。

事先审批表

事先批准
非建筑大奖,需要一个或多个以下的计划或预算方面的原因,从联邦资助机构的事先批准:

  1. 在范围变更或目标项目或计划(即使有没有相关的预算审查需要事先书面批准)的。
  2. 在应用程序或裁决文件中指定的重点项目的人事变动。
  3. 缺少了超过三个月,或在时间减少了25%的投入到项目,由项目主管或主要研究者批准。
  4. 需要额外的联邦资金。
  5. 预算间接费用数额转移到吸收直接成本的增加,反之亦然,如果是由联邦资助机构需要审批。
  6. 分配给训练津贴资金转移(直接支付给学员)其它类费用。
  7. 子奖,转让,或根据裁决承包出去的任何工作。 ESTA并不适用于提供购买用品,材料,设备或服务的全面支持。

11审查和教务长和控制器批准,请求将被企业,基金会和政府关系办公室提交给资助机构。

此前机构的认可
行政管理和预算局通知联邦机构和委托一些机关批准某些机构的行政行为。ag线上比赛已设立之前的组织体系认证,以确保有足够的审查和批准到位了影响赠款资助的项目的管理决策。行政变化包括:

  • 颁奖前的支出
  • 无成本的时间延长
  • 在不断变化的预算项目分类预算

首席研究员/项目经理有权进行收费,以提供他们同意批准的预算补助。修改预算允许的,如果他们:

  • 在OMB公告是允许的21:原则教育机构的费用
  • 与奖励的条款和条件以及赞助商和ag线上比赛随着政策相一致
  • 构成没有项目范围变更
  • 是合理的,必要的,可分配到项目

从招致任何费用之前,荣获了一项偏离预算时,PI / PD的事先批准必须提交一个表单到企业,基金会和政府的关系,世卫组织将对其进行审核控制器和教务长的主任,以获取必要的签名。 OPAS签署的形式保留三年的文件格兰特以下提交财务报告结束的。


 

时间和精力报告政策

OMB公告的联邦法规A-21
根据管理和预算办公室通告A-21,联邦政府需要努力报告,当一个人被补偿,或同意有时间促进联邦资助项目的规定。所有联邦雇员必须完成资助美元的时间和精力报告。世界卫生组织担任教员的所有研究人员的赞助协议是 亲身 负责认证的努力和量其雇员,他们花在赞助活动。

时间和精力,需要在报告 任何 一个人的工资的一部分被充电到联邦计划或用作比赛的联邦计划。 ESTA要求接受审计,不允许的费用会还款,和违规行为处理报告可能引起机构单独或disallowances。

个人谁付出全部精力主办的活动, 他们不论是否领取薪金,须遵守申报工作。教师,无论其在授予的角色必须证明自己的心血报告。主要研究者必须证明非教师项目人员收取资助工作。这些报告不仅记载努力的分布,但在目前的工资和工资费用联邦拨款和合同是否恰当。
(OMB公告不J10C A21(2))

时间和精力的认证形式

努力定义
努力被定义为时间的员工致力于满足他/她的大学责任的金额。努力的报告证明,:

  • 如许过气进行支持的努力,由联邦资助项目(付费)。
  • 努力支持联邦资助项目的支出,而不是由项目支付,如许过气来执行。

(OMB公告不A21 J10C(2)的(a) - (f))的

精力是花在私人活动时间的部分,所表达个人的整体活动,为大学的百分比。它不是基于星期40个小时,但在教师的活动,包括教学,管理(主持,院长的职责)服务委员会,没有外部资金的研究,并资助项目活动的100%。

如果PI作品每一周上涨60小时,30小时50%的经销商努力

花在项目每周的工作时间估计赞助总小时平均每周工作时间划分上的努力等于资助项目。

努力百分比必须总计为100%。

时间和精力报告
让时间和精力报告工资期间全等来源有了力气花在期间。应该代表的工作量分布到 当前的合理估计 在长期努力所花费的认证。没有标准的形式。
(OMB公告不A21 J10B(1))

半年度认证报告
ag线上比赛使用后 - 事实上的时间和精力认证。企业,基金会和政府关系的办公室将在形式每学期和夏季末发布报告。到十二月九月包括春季学期:通过包容月月:报告被定义为周期,秋季学期一月到五月包容性,和夏季。

本半年度报告必须每学期和夏季结束后提交认证控制器不迟于15天。这些必须由员工或主管与作品的第一手知识签字。必须有文档,以验证该报告显示,目前的努力,而不是估计的努力的根本基础。 PIS,应尽快支持文档完成报告时即日历,工作产品,时间记录等。已审核审查报告完成具体使用的文档。

合规问题
审计人员在下列任的评论:

  • 迟交的报告
  • 毫不费力的第一手资料被人认证
  • 赞助项目外令人信服不足以覆盖教学,临床,行政或其他大学工作的百分比。
  • 修订时间和精力报告
  • 之间显著数据不一致的报告和其他文件的努力,例如:
    或临床报告时间
    或外部活动形式
    或其他形式的支持
    或休假报告

(OMB公告不A133 section_.525(d)(1)关于审计)

摘要
随着时间的推移和努力遵守reporting've变得更加严格,并接受审计。联邦审计包括报告工作的专项审计的重点。每个是证明他/她自己的努力,个人责任,不是基于其上星期40个小时。它是基于个人自己的工作周。努力报告轨道 合理的估计 对项目和不应该简单地模仿金额预算当前活动。

资源
行政管理和预算局通告 

美国国家科学基金会的建议指南 

认证形式

时间和精力的认证形式

研究政策的负责任的行为

研究培训政策的负责任的行为
背景:自2010年1月4日,美国国家科学基金会要求“提交到提案NSF时,授权组织代表须完成认证,该机构有计划提供的责任和道德行为的适当培训和监督研究本科生,研究生和博士后研究人员将由世卫组织美国国家科学基金会进行研究的支持。“ NSF可自行决定,合规性审计的计划。
NSF常见问题解答 

方针
研究是要求所有的学生和博士后科研训练的负责任的行为收到工资WHO和/或津贴支持研究NSF资助或工作的人作为志愿者或接收学分参与NSF资助。培训必须在夏季学期或起始于美国国家科学基金会资助的研究工作,需要只有十一期间完成他们在哈特维克学院任职的学生完成。主要研究者确保其学生完成规定的培训的主要责任。在核对表提交拨款申请,需要从WHO提交了一份NSF提案要求拨款的本科学生任何PI的签名。 ESTA签名表明PI上同意适当RCR培训参加。

通知
当大学接收来自美国国家科学基金会的资助,提供pi和美国国家科学基金会资助数名企业,基金会和政府关系的主任将通知教务长。 PIS将提供参与研究的学生的名字。教务长将发送提醒邮件给所有教师谁在每个资助周期的开始撒尿的美国国家科学基金会资助。

训练
每个学生必须在负责任的研究行为完成合作机构培训行动(ICTI)课程。
哈特威克赞同花旗免费培训模块.

文件
该模块完成后,花旗,认证将通过电子邮件发送给管理员花旗并复制到企业,基金会和政府关系的办公室,教务长办公室。企业,基金会和政府关系的主任将保持每个NSF资助的拨款文件,列出PI,参与该项目的学生的名字,并训练花旗的完成日期

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