采购服务

采购申请

采购申请转换成由财政智优助手放在与供应商的采购订单和订单。从申请批准的订单将在采购订单的形式打印出来。采购订单要么口头通过传真通过电子邮件发送给供应商,在人,或。

任何订单放在建立程序之外,将被视为个人,那就是:个人与供应商之间。除非由学院批准,任何付款发票产生的将是个人的责任。应该指出的是,该学院接收不可自行其事符合个人折扣。

联系信息:
金融办
电话:607-431-4344
传真:607-431-4108
电子邮件: purchasing@hartwick.edu


名片订单

教师和工作人员谁需要订购名片应填写下面的表格。请在提交前仔细检查您的订单。您的订单将通过金融服务办公室提交进行处理,准确。订单可能需要一个月的时间才能交付,由于处理和邮寄时间。

请注意: 你并不需要完成所有的电话/传真领域。在这种形式提供的任何信息将出现在您的名片。然而,您的订单 必须 包括用于处理您的14位办公室帐号。

您的订单证明将直接从打印机发送给您。  直到你批准的证明,直接传达你的批准,印刷供应商您的订单将不被打印出来。

估计费用为$ 40-100之间取决于量。

为了哈特威克名片


名称标签订单

教师和工作人员谁希望订购的名称标签应填写下面的表格。您的订单将通过金融服务办公室进行处理。请您务必在您的订单将提前做好的时候,你需要的标签。订单可能需要一个月的时间才能交付,由于处理和邮寄时间。

您的订单将被处理完全一样提交,其中包括缩写,所以请仔细检查每个字段的准确性。如果超过所分配的空间您的信息将被切断。

哈特威克名称徽章3” ×1.5” ,有一个白色的背景,蓝色刻字磁性衬里。胸卡费为$ 8。

如果你需要额外的线路(长期姓名或名称),请电邮金融服务办公室 purchasing@hartwick.edu。 $ 1将被添加到该标签的一个额外行的成本。

您的订单证明将直接从打印机发送给您。  直到你批准的证明,直接传达你的批准,印刷供应商您的订单将不被打印出来。

  • 第一行,ag线上比赛,是标准的。
  • 第二行是你的名字。
  • 第三行是您的标题或部门。

订购哈特威克名称标签

 


Guidelines for Goods & Services

广告
所有的广告,不计成本,需要事先许可和采购订单提交之前,任何报纸,期刊或上线。征用必须提交与广告的复印件一并所有招聘广告必须有人力资源处的事先批准。

amazon.com
学院有一个“企业”帐户amazon.com。订购amazon.com书籍的首选方法是提交申请单到金融服务。通过金融服务办公室订购,我们不收取税,也没有必要对个人申请报销。不符合免费送货门槛的任何订单可能与另一个部门的顺序进行组合,如果这可以无延迟地进行。请注明如果只新书需要,或者您会考虑好,使用拷贝。

账单地址
与供应商进行通信时,将“法案”地址总是(发票不应当被发送到任何其他地址):

金融服务
ag线上比赛 
邮政信箱4020
奥尼昂塔,NY 13820

它是必不可少的,以确保正确和及时支付发票的,他们直接到金融服务。如果你在错误收到供应商发票,请其尽快发送到金融服务。

书店
The ag线上比赛 Barnes & Noble 书店 consists of a textbook store and a retail store on the third floor of 杜瓦工会. Departments can make appropriate purchases within policy and have their department charged for the purchase.

巴士包机
总线被布置通过奥尼昂坦公交线路,607-432-4040。获得从奥尼昂坦公交线路报价后,用征用提交给采购进行处理。

在区域内短距离公交出行,可能更具成本效益的安排通过birnie巴士服务公司公交车。他们的电话号码是607-432-4705。提交对征地这样的请求购买进行处理。

汽车租赁
材料申请所需的汽车租赁服务。地方和区域旅游在607-433-8755需要租车,赫兹接触租来的车,如果你需要租一辆车,上大学业务。如果他们无法满足您的需求,您应联系在该地区的其他汽车租赁公司之一提交申请给购买之前。

只有预先核准,司机可以使用大学拥有,出租或租赁车辆。见准则哈特威克大学车辆使用政策。

餐饮业
爱玛客拥有独家权利对哈特威克校园提供餐饮和餐饮服务。

手机和普通电话机
对于手机的所有请求,应直接向电信办公室,分机。 4174。

保险证明书
大学需要来自企业,对我们或工作使用校园设施保险的证明。高校应增加作为供应商的保险生效日期“附加保险”。

保险说明

Computer Hardware & Software
对于电脑硬件的所有需求应该被路由到技术资源中心,使设备满足校园标准,将被购买。真相与和解委员会将处理征用,并传送给购买代表请求者。技术资源中心还将协助各部厅与购买计算机软件。

会议和研讨会
需要出席一个会议或研讨会时,参加者可以提交申请,以购买有关会议注册费,旅行社的机票,和酒店。或者,可以选择(从部门主任或副总裁的事先批准)后返回校园提交收据,以检查申请表,报销。

合同
合同是具有法律约束力的承诺,通常涉及金钱的商品或服务的交换。

执行高校合同权被授予与大学校长,但总统已授权执行学院的合同,如果期限小于一年的财务副总裁,如果他们不太$ 10,000和其他副总统,如果他们少于$ 2500元。   

一个没有其他人被授权代签哈特维克学院的采购合同或协议。要求代表大学的签名这样的合同应该被路由到适当的副总裁。

复印机复印机耗材
该学院是在审查我们的复印机的需求的过程中,目前只更新复印机上一个月的租赁,以月计算。 

对于复印纸,请在订货直接从OFFICEDEPOT或致电扩孔 复制/邮件中心 在内线克拉克大厅。 4522安排交付复印纸的纸箱到你的校园位置。

为了复印纸

传真机
如果需要新的传真机,您可以联系电信部门。电信部门已确定了校园标准,将处理征用,您的帐户收费,以您的名义。 

应您的传真机需要维修,请致电电信,有人会麻烦拍摄。如果需要更广泛的修理,外部供应商将在你的部门的费用叫。

粮食政策
爱玛客拥有独家权利对哈特威克校园提供餐饮和餐饮服务。 groupsand通过学生活动费资助的活动可以使用外膳食供应商事件。强烈建议这些团体与爱玛客饭厅检查的提供和服务成本的比较。如果使用的是外界的饮食,将有设置收费,如果要求清理。外膳食供应商必须提供保险证书作为责任保险的证据。

Lodging: Hotel/Motel/Bed & Breakfast Rooms (local) 
采购申请应该被用来储备和支付预订时正式大专客人需要在大学的费用局部倒伏。表示所有征用的形式和带来的相关信息/发送到金融服务。对于金融行政助理将保留,并将电子邮件预约确认号码校园主机。

学院拥有特殊率与当地酒店员工是否使既定程序之外自己保留被没收(免税)。

订阅杂志,成员身份和报纸扩产
启动或续订杂志或报纸订阅或会员,提交完整的材料申请单到金融服务。

办公用品
哈特威克上线从OFFICEDEPOT购买办公用品。对于登录到该系统的请求应该被路由到财务行政助理。

我们接收的存货从OFFICEDEPOT项目UPS免费,第二天的桌面交付。

在网上申请
在这个时候,在datatel在线征用功能正在逐步推出。如果你还没有访问,请继续通过传真或邮寄的校园提交文件申请。 

材料申请形式

指定金额范围内采购需求
每个副总裁已经为它提交申请,以购买之前,需要他们的签名他/她的美元金额。请与您的副总裁这一数额进行协商。这个阈值是用于纸申请和电子申请相同。

报价和竞价
以授权的方式行事时,个人可向供应商的报价和出价,但缺乏真正下定单代表哈特维克学院的权威。报价或报价应陪同提交采购申请单的形式。

放射性物质
所有请求,申请,购买和购买或处置放射性物质的订单必须通过辐射安全办公室进行处理,位于斯通科学中心。

维修及维修配件
采购订单是之前对设备维修任何承诺来获得。你应该首先得到供应商的估计(在很多情况下,授权经销商),然后将其附加到发送到金融服务的申请。

唯一来源/出价
获得从报价或购买从一个唯一来源是允许的,只有当只能从单一供应商的商品或服务。所有其他情况对于任何实质性的购买,出价或报价从至少3个供应商是优选的。

的情况下迫使使用一个唯一来源的实例是:的设备,配件或零件兼容性

提交申请给金融服务时,包括从供应商处确认它是你想要购买的商品或服务的独家供应商的书面文件。

沃尔玛卡 沃尔玛免税卡可能从金融服务中获得。

水冷却器/饮水机
瓶装水和水冷却器,我们的供应商是水瓶,LLC。

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