应付账款流程

责任

这是该部门发起购买的产品或服务的遵循以下程序的责任:

  • 检查已收到的所有项目的商品或服务进行验证,并记下采购订单的绿色拷贝任何差异。确保成本是正确的。清楚地标明任何错误。
  • 有一个在该部门符号和日期的采购订单副本绿色单独授权。
  • 如果接收到的局部顺序,复制PO和唯一标记所接收的项。有一个单独的授权标志和日期的副本。在接收到其他项目埃斯塔重复以上步骤。当最后一个项目/秒/接收向下发送采购订单的绿色副本收到货物并注意到收到的日期。
  • 转发批准采购订单AP随即,AP允许足够的时间来处理发票,以利用任何折扣的提供优先或以满足最低条件。
  • 大学AP邮件检查来自金融服务办公室供应商。 ESTA满足内部政策要求是控制。
  • 如果任何手续需要与AP检查,克利里查马克被邮寄对这个请求。该部门将请求转发到AP需要发送原始和必须陪支付文件的副本。原始发票必须在AP依然存在。如果所有的发票可以由不向有关部门厂商直接发送到AP。
  • 以一个独立的承包商或服务的非法人供应商付款的客人需要大学准备和邮寄国税局1099-MISC表格用于个人多在大学期间历年收入$ 600或供应商。社会安全号码或税号都需要以不上大学的工资和供应商的资格个人的所有付款。纳税人ID联邦W-9表格要求可以从金融服务的行政助理来获得。

销售税

大学作为一个不以营利为目的的公司是在纽约州的销售税。适用ESTA豁免的酒店,餐饮,汽车租赁,和企业采购。

请从金融服务的行政助理,要求免税数量当在学院代开展任何业务。

付款周期

AP邮件检查,以供应商有足够的时间采取的任折扣地注意到发票上的术语符合优点。根据付款时间表折扣机会,到期日平衡,基本现金管理原则的会计部门。

每个办事处的政策,检查印刷每个星期二和星期五在一个标准的一周。检查运行计划被修改的假期,必要时。

在周二的检查运行的截止日期在我们的办公室的资格是在下午4:00前一个星期五 

在周五的检查运行的截止日期在我们的办公室的资格是在下午4:00前周三 

目前里程报销率是每英里58美分,为2019年2月1中。

支付学生,教师或工作人员进行工作,必须从工资中进行处理。

应该都是新的供应商完成 IRS表W-9.

旅行和娱乐费用报销一般遵循上述同样的准则风陵渡向供应商付款。完成 旅行开支报告 列表和行的目的。在报销餐费的情况下,覆盖费用凭证的个人记录列表。一般情况下,为合作伙伴,配偶或其他客人的饭菜不附属于大学都没有,除非招致有效的经营宗旨,为报销允许请求。ag线上比赛不报销停车票或移动侵犯。个人不得使整个大学的工作人员购买。应偿付请求包括详细解释所发生的全部费用。例如,吃饭报销应包含收到来自餐厅详细介绍了项目下令,如果可能的话。

哈特威克的采购订单的形式是由四部分组成的形式。副本的分布情况如下:

  • 白-vendor
  • 黄-Department(文件拷贝)
  • 绿色 - 接受(要签名,注明日期并送物品时已经接收的服务或已-完成应付账款)
  • 粉色 - 金融服务/应付账款

ESTA程序是经过基于不断变化的业务问题和外部指引或规定定期审查或修改。该程序的任何更改都将直接进行在线文档ESTA内。

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