应付账款流程

责任

这是该部门发起购买的产品或服务的遵循以下程序的责任:

  • 检查已收到的所有项目的商品或服务进行验证,并记下采购订单的绿色拷贝任何差异。确保成本是正确的。清楚地标明任何错误。
  • 在该部门的标志和日期的采购订单绿色副本授权的个人。
  • 如果接收到的局部顺序,复制PO和唯一标记所接收的项。有一个授权的个人签名并注明日期的副本。在接收到其他项目重复此过程。当最后一个项目/秒/接收发下来的采购订单注意到收到货物和收到日期的绿色副本。
  • 经批准的采购订单转发给AP,立即允许AP足够的时间来处理发票采取任何提供的折扣的优势或满足最低条件。
  • 大学邮件AP检查来自金融服务办公室供应商。这一政策是为了满足内部控制的要求。
  • 如果任何手续需要与AP支票邮寄,清楚地标明该支票上的要求。该部门将请求转发到AP需要发送原始和必须伴随支付文件的副本。原始发票必须留在AP。所有发票应该由厂商直接发送到AP不是有关部门。
  • 以一个独立的承包商或服务的非法人供应商付款的客人需要大学准备和邮寄国税局1099-MISC表格的个人和厂商在历年收入$ 600或以上的大学。社会安全号码或税务ID号都需要以不上大学的工资和供应商的资格个人的所有付款。纳税人ID联邦W-9表格要求可以从金融服务的行政助理来获得。

销售税

大学作为一个不以营利为目的的公司是在纽约州的销售税。这项豁免适用于宾馆,餐饮,汽车租赁,和企业采购。

代表学院进行任何业务时,请从金融服务的行政助理,要求免税数量。

付款周期

AP邮件检查,以有足够的时间,以折扣符合条件的任一利用厂商指出在发票上。基于折扣的机会,尾款日期和基本现金管理原则AP部门安排付款。

每个办事处的政策,检查标准的一周期间,印在每个星期二和星期五。检查运行计划被修改,必要时度假。

在周二的检查运行的截止日期在我们的办公室的资格是在下午4:00前一个星期五 

在周五的检查运行的截止日期在我们的办公室的资格是在下午4:00前周三 

当前里程偿还率是每英里58美分如2019年2月1日的。

支付学生,教师或工作人员进行工作,必须从工资中进行处理。

所有新的供应商应填写 IRS表W-9.

旅行和娱乐费用报销按照上面提到的向供应商付款相同的一般准则。完成 旅行开支报告 行程和清单的目的。在报销餐费的情况下,个人的记录列表覆盖费用凭证。通常,为合作伙伴,配偶或其他客人的饭菜不与专附属不是,除非发生一个有效的经营宗旨,为报销允许请求。ag线上比赛不报销停车票或移动侵犯。个人不得使整个大学个人购买。报销申请应包括详细解释所发生的全部费用。例如,吃饭报销应包含收到来自餐厅详细介绍了项目下令,如果可能的话。

哈特威克的采购订单的形式是由四部分组成的形式。副本的分布情况如下:

  • 白-vendor
  • 黄-Department(文件拷贝)
  • 绿色 - 接受(要签名,注明日期,而且已收到的物品或服务完成发送到应付账款)
  • 粉色 - 金融服务/应付账款

这个过程是受根据不断变化的业务问题和外部指引或规定定期审查或修改。该程序的任何变化将直接在此在线文档内进行。

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